Zakelijk reizen – eigen financiën?

Aangezien ik deze week op een leuke zakelijke reis ben in een waanzinnige stad, schrijf ik wat stukjes over de impact die de reis heeft op mijn persoonlijke financiële situatie. Het is interessant om te zien hoe die dynamiek werkt.

Business vs personal

Als ik zakelijk reis, wat regelmatig gebeurt, dan betaalt de klant uiteraard de kosten voor vluchten, hotels, reiskosten van hotel naar de klant, dat soort zaken. Dat gaat echter via een omweg. Ik betaal namelijk in principe alle kosten via mijn persoonlijke creditcard, wat me lekker veel KLM-punten oplevert, en declareer deze kosten bij mijn werkgever. Mijn werkgever keert het bedrag naar mij uit, en factureert de reiskosten meestal 1-op-1 naar de klant. Tenminste, voor reis- en verblijfskosten. Eten en drinken op reis wordt niet direct doorbelast, maar daarvoor factureren we een vastgestelde vergoeding per dag tussen werkgever en klant. Tussen mij en mijn werkgever is het wel een 1-op-1 vergoeding, dus het kan zijn dat mijn werkgever daar geld aan overhoudt of er wat moet bijleggen afhankelijk van hoe duur ik eet…

Uiteindelijk middelt het zich echter uit dus vindt hij dat geen probleem, en voor mij zijn alle kosten hoe dan ook gedekt dus persoonlijk vind ik het ook wel best. Dat is wel zo prettig voor beiden, maar ik kan me ook voorstellen dat er werkgevers zijn die hun medewerkers verplichten om de zakelijke creditcard te gebruiken, zodat direct alles via het bedrijf loopt.

Maar dan komt de rekening van de creditcard. Die kan soms best wel flink zijn. Zeker als het geen autoreis naar België of Duitsland is, maar een intercontinentale vliegreis met KLM en een hotel in een dure stad. Je zit gemakkelijk aan twee- tot drieduizend euro kosten voor een weekje op pad zijn. Gelukkig hou ik mijn geldzaken goed bij, en zorg ik dat ik voldoende liquide ben. Mijn bankrekening bevat een buffer van enkele maandsalarissen, waarmee ik de creditcardrekening altijd wel kan betalen. Dan als de declaratie wordt betaald herstel ik alles weer. Dit voorschieten administreer ik in YNAB, zo weet ik precies wat ik nog terug moet krijgen. Het gebruik van een creditcard helpt me niet alleen in het sparen van veel miles, maar ook in het managen van deze liquiditeitsissues. Vaak gebeurt het namelijk dat ik de declaratie al ontvangen heb voordat ik de creditcard moet betalen. Het geeft je een maand lang gratis liquiditeit in feite, want omdat ik mijn kaart elke maand volledig betaal heb ik geen rente.

Dat managen van geld kan wat lastig zijn soms. Ik zou kunnen kiezen om de vluchten en hotels te betalen met een creditcard van het werk, maar dan heb ik niet het voordeel van de punten. En aangezien ik het managen van geld niet erg vind (raar he 😉 ) en genoeg liquiditeit heb in mijn buffer blijf ik dit doen. De upside van de miles is namelijk prima als je vaak zakelijk reist.

Daarnaast is er nog de andere persoonlijke benefit, die van de reisbonus (bruto geldbedrag per dag in het buitenland) en reistijd vergoeding in tijd-voor-tijd. Die TVT begint zoveel te worden dat ik het nooit op kan maken, dus zal dat ooit uitbetaald worden. Dat zijn best prima voorwaarden om onder te reizen.

Zouden jullie dit soort reisjes ook privé voorschieten voor bonussen zoals frequent flyer programma’s? Of liever met de bedrijfskaart betalen en er niet zelf mee te hoeven dealen?

3 Comments

  1. Bij ons bedrijf is bij reizen gebruik van bedrijfscc verplicht. Je komt er alleen onderuit wanneer bepaalde restaurants die kaart niet accepteren en dan moet je een extra veld invullen bij de declaratie. Hotels mogen alleen door bedrijf goedgekeurde hotels en die accepteren de bedrijfscreditkaart atijd. Ook bij vluchten moet je aan bepaalde richtlijnen voldoen. Je mag bij hotels, vluchten, wel punten sparen, maar geen boekingen doen met het doel dat je daar punten voor krijgt. Dus een hotel kiezen om de punten gaat niet wanneer je een ander bedrijfs-goedgekeurd hotel kunt nemen dat goedkoper is op die dag.
    Verrekent jouw bedrijf ook valuta verschillen?
    Ik merk aan mezelf dat reizen wel duurder is omdat ik dan het gevoel heb dat ik iets nodig heb (boek, kleding, you name it), dat heb ik bij reizen binnen NL niet. Airport effect noem ik dat.

    1. Bij ons is in principe alles vrij, binnen het redelijke natuurlijk. Qua keuze economy vs business vluchten zijn we afhankelijk van de policy van de klant. Meestal economy dus, ook op hele lange vluchten. Voor hotels krijgen we een richtlijn qua budget. Verder ben je vrij. Vooral met hotels geeft dat de mogelijkheid om extreem veel punten te sparen.

  2. Bij mij wordt bijna alles voorgeschoten door de baas. Mij mevrouw zitten we ook regelmatig aan zakelijke kosten van €1000-1500+ (doen niet aan een CC van de zaak, alles wordt gedeclareerd). Soms wel irritant, maar goed, hoort erbij.

Reageren op dit bericht

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.