Inbox zero

In mijn zakelijke email probeer ik een systeem te hanteren dat inbox zero wordt genoemd. Aan het einde van de dag moet je inbox leeg zijn.

Doen!

Als je mail binnenkrijgt, en de tijd neemt die te lezen, dan moet je ook de tijd nemen om de mail op te volgen. Wordt er actie van je verwacht? Zo ja, als die niet teveel tijd kost, doen! Meteen doen! Geen bergen met werk op je to-do lijst verzamelen. Dat levert veel stress en chaos op. Als je kleine klusjes meteen afrondt maak je je to-do lijst leger, en je inbox schoner. Dat levert ook meer rust op in je hoofd.

Kleine klussen die zich hier prima voor lenen zijn het doorgeven van informatie, het versturen van emails of uitnodigingen, of het uitzoeken van kleine zaken. Als iets groter is, zeg maar meer dan een minuut of twee kost, plan het dan op korte termijn in!

Lege inbox

Aan het einde van de dag moet je inbox dus leeg zijn. Ik zie mailtjes echt als to-do items. Daarom heb ik een archiefmap aangemaakt, waar emails in verdwijnen als ik er niks mee hoef te doen. Daar heb ik zelfs een sneltoets voor in Outlook. Mail snel scannen, en weg ermee als ik niks hoef te doen. Moet ik wel actie ondernemen dan doe ik dat en dan kan de email naar het archief.

Voor belangrijke emails heb ik een tweede archief, waar ik sneller in kan zoeken voor de belangrijke zaken. De rest verdwijnt op de grote hoop in het archief.

Als je dit goed hanteert is je inbox dus zo leeg als mogelijk. Want elk mailtje dat weinig tijd kost om te beantwoorden, of iets uit te zoeken, kan je meteen doen. Ben je dan de hele dag met je email bezig? Nee. Plan een paar momenten per dag in. Voor mij is dat vroeg in de ochtend, als ik net wakker ben. Dan weet ik wat er in de nacht bij (internationale) klanten is gebeurd. Ook halverwege de ochtend en halverwege de middag ga ik door de ongelezen email heen. Voor urgente berichten gebruiken we Skype dus die email kan wel een paar uur wachten.

Lukt dat?

Nee, dat lukt niet altijd helaas. Mijn mailbox is vrijwel nooit leeg. Omdat het een to-do lijst is geworden, blijven er soms mailtjes hangen. Ooit moet ik er nog wat mee doen, maar voor nu is dat geen prioriteit. Op de stille momenten pak ik dan weer dat soort klusjes op. Eenmaal afgerond verdwijnt de email in, jawel, de archiefmap. Uiteindelijk geeft dat een hoop rust in mijn hoofd. Lekker overzichtelijk!

Hoe gaan jullie om met zakelijke email?

6 Comments

    1. Die taken heb ik ook wel eens geprobeerd maar dat was me teveel gedoe. Nu beschouw ik elke email als todo. Wat ik merk is dat ik mezelf dingen mail als ik iets moet onthouden, of morgen moet doen ofzo…

      1. Ik heb gisteren de “snelle stappen” van Outlook 2013 in gebruik genomen. Druk op de knop en de mail staat gelezen in mijn Verwerkt map. Andere knop opent een reply en wanner deze verzonden is gaat de mail ook automatisch naar Verwerkt.

        1. Slim! Alles automatiseren is een hobby van mij. Ben een groot fan van sneltoetsen in Outlook, Excel, webbrowsers noem het maar op. Soms vraag ik me af of ik nog een muis nodig heb.

  1. Ik beantwoord en plan dingen in die ik meteen kan oplossen. Emails die over bepaalde onderzoeken gaan sla ik op in de map die over dat onderzoek gaat, afspraken plan ik meteen in – zo weinig mogelijk mail in de inbox is mijn doel. Ik haal het lang niet elke dag.

    1. Dat is niet erg, ik haal het ook lang niet elke dag. Maar door consequent hiermee bezig te zijn maak je het jezelf wel makkelijker.

Reageren op dit bericht